Ein Intranet ist billiger und schneller als die gedruckte Mitarbeiterzeitung und im Smartphone-Zeitalter auch überall zur Hand. Doch die Kommunikation funktioniert nicht mehr von oben nach unten. Journalisten und PR-Experten mit Online-Erfahrung können Themen setzen, spannende Geschichten erzählen und Diskussionen moderieren.
Ein Social Intranet sorgt für eine Umwälzung im Unternehmen – also einen „Change Prozess“ wie das in der Sprache der Personal-Manager heute heißt. Viele Change-Prozesse scheitern, weil es nicht gelingt, die davon betroffenen Mitarbeiter zu Mitstreitern zu machen. Sie werden nicht ausreichend informiert und nach ihrer Meinung gefragt.
Zufriedene Mitarbeiter stärken das Wir-Gefühl
Ein Social Intranet ist ein Mitmach-Medium. Die Mitarbeiter sollen untereinander Netzwerke bilden. Die Führungskräfte müssen das vorleben. Sie müssen zuerst begeistert werden. Sie sind wichtige „steke holder“. Man muss ihre Ängste ernst nehmen, wenn sie Kontrolle abgeben sollen, damit mehr Diskussion und Kooperation möglich wird. Damit die Unzufriedenen die neuen Freiheiten nicht missbrauchen, benötigt die Firma aktive Kommunikatoren, Profis in der zuständigen Kommunikations-Abteilung mit ausreichend Handlungsspielraum.
Das Resultat sind besser informierte, besser motivierte, besser beteiligte Mitarbeiter. Diese werden wiederum zu Multiplikatoren im Bekanntenkreis. Sie tragen zur Image-Verbesserung bei und helfen damit auch bei der Akquise neuer Mitarbeiter. Die Mitarbeiter werden zur Community, das Wir-Gefühl wächst. Als Journalist und PR-Experte mit Online-Erfahrung habe ich große Lust auf so ein Projekt.
Technik ist kein Kostentreiber
Für ein Intranet braucht man keine große IT-Abteilung. Bereits ab 100 Mitarbeitern hat man nicht mehr Kontakt zu jedem Kollegen. Da kann sich ein Intranet schon lohnen. Es gibt fertige Plattformen von Service-Anbietern. Sogar Open Source ist möglich und damit eine günstige Eigenentwicklung. Die Mitarbeiter brauchen keine Schulung; sie können sofort starten. Es funktioniert nämlich wie Facebook oder andere soziale Netzwerke.
Was Online heute top ist, das ist morgen schon wieder von gestern. Das Intranet lässt sich jedoch flexibel anpassen an wachsende Bedürfnisse. Es kann die zentrale Plattform werden für alle Mitarbeiter, alle Kontakte und Dokumente, das komplette Wissen im Unternehmen – und dies alles per Knopfdruck durchsuchbar. Damit erleichtert ein Intranet die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. Dokumente werden gemeinsam erstellt oder aktualisiert. Informationen erreichen die Empfänger in Sekunden.
Ein solches zentrales Kommunikationsmedium muss natürlich besonders geschützt werden vor Angriffen von innen und außen. Wo alle Daten zentral verfügbar sind, ist die Verwundbarkeit besonders hoch. Die Auswahl von Dienstleistern erfordert daher besondere Sorgfalt. Bei Software-as-a-Service kommt es auch auf die Sicherheit von Servern und Internet-Verbindungen an.
Werkzeug für Kommunikation
Ein Social Intranet ist kein Selbstläufer. Es ist nur eine Plattform für bessere interne Kommunikation. Über den Erfolg entscheidet letztlich die Aktivität der Mitarbeiter – vom Technik-Freak bis zum Internet-Muffel.
